Nel mio ultimo articolo sul beverage cost abbiamo visto il beverage cost che è il primo numero che si impara a calcolare quando si inizia a occuparsi di gestione. È utile, è necessario, e ora sappiamo come usarlo. Ma da solo non basta.

C’è un numero che racconta la salute economica di un bar in modo molto più completo. Si chiama prime cost, ed è la somma delle due voci che in un cocktail bar pesano di più: il costo delle materie prime e il costo del personale.

Potete avere un beverage cost impeccabile e trovarvi comunque in difficoltà a fine mese. Potete lavorare tutte le sere con il locale pieno e chiudere l’anno con poco o niente in tasca.

Ve lo dico per esperienza personale: quando sono arrivato al Banana non capivo come il bar potesse essere solamente in pareggio.

Sicuramente il COVID ha contribuito non poco a mettere tutti molto in difficoltà, però al mio arrivo il locale lavorava, e anche bene. Nonostante tutto sentivo comunque lamentele del fatto che si faticava molto a portare un utile a casa.

Nella maggior parte dei casi, quando questo succede, il problema è nel prime cost e in una delle sue due componenti, lasciate senza controllo.

Con pazienza e la crescente fiducia della proprietà nel tempo, sono arrivato poi ad avere una fotografia completa della situazione, anche analizzando questo importante KPI.

In questo articolo vedremo dunque cos’è, come si calcola, quali sono i range di riferimento per un cocktail bar e come usarlo per prendere decisioni concrete sulla gestione di un locale.

Cos’è il prime cost

Il prime cost è la somma del costo delle materie prime e del costo del personale, espresso come percentuale sul fatturato totale.

In formula:

Prime cost = F&B cost % + Labour cost %

Per facilità di comprensione, in questo articolo tratteremo il prime cost di un cocktail bar senza cucina, e quindi senza il costo delle materie prime di quest’ultima. Ci concentreremo perciò solamente sulle materie prime beverage.

E quindi il nostro prime cost sarà = Beverage cost % + Labour cost %

Se il tuo beverage cost è al 22% e il costo del personale assorbe il 38% del fatturato, il tuo prime cost è del 60%.

Perché queste due voci insieme? perché in un cocktail bar rappresentano sistematicamente le due uscite più significative, quelle su cui un bar manager ha più leva e più responsabilità diretta.

Tutto il resto (affitto, utenze, licenze, ammortamenti) è in gran parte fisso e difficilmente modificabile nel breve periodo. Il beverage cost e il labour cost invece sono variabili, reagiscono alle decisioni operative e riflettono la qualità della gestione quotidiana.

Il prime cost è quindi il termometro più sensibile che abbiamo a disposizione perché ci dice dove stiamo spendendo troppo e quale delle due leve dovremmo muovere per correggere la rotta.

Come si calcola il prime cost

La formula è semplice, ma per usarla bene bisogna sapere da dove arrivano i due numeri che la compongono.

Beverage cost % — il rapporto tra il costo delle materie prime beverage e il fatturato, che abbiamo già visto nel dettaglio nell’articolo precedente sul beverage cost

Labour cost % — il costo totale del personale diviso il fatturato, moltiplicato per cento.

Labour cost % = (Costo totale del personale / Fatturato) × 100

Naturalmente, nel costo totale del personale vanno inclusi gli stipendi netti, i contributi a carico dell’azienda, il TFR, le eventuali tredicesime e quattordicesime, i buoni pasto se presenti.

Non solo quello che vedete in busta paga ma tutto quello che il dipendente vi costa davvero. Se non ne avete idea, fatevi aiutare dal vostro consulente del lavoro/commercialista.

Vi faccio un esempio concreto. Supponiamo di avere un cocktail bar con questi dati mensili:

• Fatturato bevande: 15.000 euro
• Costo materie prime: 3.300 euro → Beverage cost: 22% (qui va inserito il beverage cost reale, non il teorico, mi raccomando)
• Costo totale personale: 5.700 euro → Labour cost: 38%

Prime cost = 22% + 38% = 60%

Significa che su ogni 100 euro incassati al bancone (SENZA IVA!!!), 60 se ne vanno tra materie prime e personale. Ne rimangono 40 per coprire affitto, utenze, manutenzioni, marketing e, si spera, generare un utile.

Una cosa importante da tenere a mente: il prime cost va calcolato ogni mese, non una tantum. Il beverage cost può variare in base agli acquisti e alle vendite, il labour cost può cambiare con i turni extra, le assenze, la stagionalità. Un prime cost calcolato a gennaio potrebbe non dirvi nulla di quello che succede ad agosto.

Ad esempio: da noi abbiamo sistematicamente un labour cost più alto a febbraio, visti i ridotti incassi che questo mese porta e il fatto che, per garantire un buon servizio, tra bar e cucina non potremmo essere meno di 5 dipendenti a turno.

Ma per noi 5 persone in turno significa dover incassare almeno 1300€, cosa che nelle fredde giornate di febbraio spesso non accade.

Qual è il prime cost ideale per un cocktail bar

Come per il beverage cost, la risposta onesta è: dipende. Ma qualche punto fermo esiste.

Il range di riferimento generalmente accettato è tra il 55% e il 65%. Sotto il 55%, molto probabilmente, state lavorando con margini molto sani, il che è ottimo, ma vale la pena chiedersi se state investendo abbastanza sul personale o se state comprimendo qualche voce in modo non sostenibile nel lungo periodo.

Vi faccio un esempio: immaginate un bar con un prime cost al 52%, apparentemente ottimo.

Ma se il labour cost è al 28% perché il bar manager ha tagliato i turni al minimo, lavora sei giorni su sette lui stesso senza essere pagato per quelle ore extra, e ha un solo bartender fisso che copre tutto il resto e se il beverage cost è basso perché ha eliminato quasi tutti gli ingredienti freschi dalla carta per ridurre gli sprechi, allora il numero può essere bello, ma la situazione non è sostenibile: il bar manager si esaurisce nel giro di qualche mese, il bartender fisso se ne va perché è sotto pressione, e la qualità del prodotto scende perché la carta è stata impoverita.

Il prime cost basso in questo caso non è il risultato di una gestione efficiente. È il risultato di costi che sono stati tagliati invece di essere ottimizzati e questo prima o poi si paga.

In pratica: un prime cost sotto il 55% è un segnale positivo solo se deriva da efficienza operativa reale (buona organizzazione dei turni, ricette standardizzate, fornitori negoziati bene). Se deriva da tagli che erodono la qualità del servizio o la sostenibilità del team, diventa un problema.

Sopra il 65% invece, il margine residuo per coprire tutti gli altri costi fissi si assottiglia rapidamente e il rischio è di lavorare tanto senza portare a casa niente.

Facciamo di nuovo i conti. Se il vostro prime cost è al 65%, vi rimane il 35% del fatturato per coprire tutto il resto: affitto, utenze, licenze, commercialista, manutenzioni, ammortamenti, marketing… In un locale con costi fissi nella media, questo margine è sufficiente ma non generoso.

Ogni imprevisto (una bolletta fuori controllo, un guasto, un mese di incassi sotto la media) intacca direttamente l’utile.

Se il prime cost supera il 65% in modo stabile, il locale sta probabilmente lavorando in pareggio o in perdita. E guarda caso era proprio la nostra situazione al Banana al momento del mio arrivo.

Le differenze per tipologia di locale

Come per il beverage cost, il range ideale non è uguale per tutti:

Cocktail bar indipendente — il range sano è tra il 55% e il 65%. È il contesto in cui il prime cost è più difficile da tenere sotto controllo perché i volumi non sono sempre prevedibili e il personale è spesso fisso indipendentemente dagli incassi.

High volume bar — qui il prime cost può scendere sotto il 55% grazie ai volumi elevati che ammortizzano meglio il costo del personale. La standardizzazione delle operazioni permette di lavorare con meno personale rispetto al fatturato generato.

Hotel e strutture di fascia alta — il prime cost può salire fino al 68-70% senza che sia necessariamente un problema, perché il prezzo medio di vendita è strutturalmente più alto e i margini assoluti per drink rimangono interessanti anche con percentuali più elevate.

Il numero che cambia tutto: il fatturato

Un cocktail bar indipendente con un fatturato mensile di 30.000 euro e un prime cost al 62% ha 11.400 euro per coprire tutti i costi fissi. Se questi ammontano a 8.000 euro, l’utile operativo è di 3.400 euro. Non male, ma il margine di errore è sottile.

Un bar “di lusso” con un fatturato mensile di 60.000 euro e un prime cost al 68% (quindi più alto) ha 19.200 euro per coprire i costi fissi. Anche se questi fossero strutturalmente più elevati rispetto a un locale più piccolo (diciamo 12.000 euro), l’utile operativo è di 7.200 euro. Più del doppio, con un prime cost percentualmente peggiore.

Questo esempio spiega perché le strutture di fascia alta possono permettersi prime cost più elevati senza che sia un problema: i volumi e i prezzi medi di vendita compensano abbondantemente la percentuale più alta.

E spiega anche perché per un piccolo cocktail bar indipendente tenere il prime cost sotto controllo è una questione di sopravvivenza, non di ottimizzazione.

Il numero percentuale da solo non racconta nulla. Va sempre letto insieme al fatturato assoluto, ai costi fissi reali del vostro locale e al margine che vi rimane dopo averli coperti.

Come usare il prime cost per prendere decisioni

Calcolare il prime cost ogni mese è il primo passo. Il secondo è usarlo per prendere decisioni.

Un prime cost che sale per due mesi consecutivi non è un’anomalia da ignorare, è un segnale. La domanda da porsi non è “perché è salito?” in astratto, ma quale delle due componenti si è mossa e perché. Le risposte portano a direzioni completamente diverse.

Se sale il beverage cost — il problema è nelle materie prime: ricette non rispettate, sprechi, fornitori che hanno alzato i listini, prezzi di vendita non aggiornati. Le leve sono operative e i risultati si vedono in tempi relativamente brevi. Abbiamo visto come intervenire nel dettaglio nell’articolo sul beverage cost: Beverage cost: cos’è, come si calcola e cosa fare quando è fuori controllo

Se sale il labour cost — il problema è nel personale: un mese di bassa stagione con costi fissi invariati, turni extra non pianificati, un nuovo assunto che non ha ancora raggiunto la piena produttività. Alcune di queste cause sono fisiologiche, altre richiedono un intervento strutturale. È un tema che approfondiremo nel prossimo articolo dedicato proprio al labour cost.

Se salgono entrambi insieme — è il segnale più preoccupante, perché raramente è una coincidenza. Spesso indica un problema più profondo: un mese di incassi molto sotto la media che ha fatto salire entrambe le percentuali contemporaneamente, oppure una gestione che ha perso il controllo su più fronti nello stesso periodo. In questo caso la priorità è capire se il problema è episodico o strutturale prima di intervenire su qualsiasi voce.

Il prime cost come strumento di conversazione con la proprietà

Uno degli usi più pratici del prime cost è nella relazione con la proprietà. Presentare un numero solo, “il beverage cost è al 24%”, racconta poco.

Presentare il prime cost completo, “siamo al 61%, con un beverage cost al 23% e un labour cost al 38%, il margine residuo per i costi fissi è del 39%”, racconta la situazione economica del locale in modo che chiunque possa capirla.

Un bar manager che porta questi numeri alla proprietà ogni mese costruisce fiducia e autonomia decisionale. Indovinate un po’ dove stava il problema di fondo al Banana?

Conclusioni

Il prime cost è uno strumento potente, ma non è l’unico numero da guardare. Va letto insieme al fatturato assoluto, ai costi fissi del locale e ad altri KPI mensili che mettano tutto in relazione.

Se volete costruire un sistema completo per monitorare la salute economica del vostro locale, è esattamente quello che da settembre faremo in Cocktail Finance.

Scopri il programma: COCKTAIL FINANCE: IL TUO LOCALE GUADAGNA O PERDE?

Vi aspetto a settembre belli carichi.

Buone ferie!
Bruno