In sintesi: il labour cost, o costo del personale, è la percentuale del fatturato che serve a pagare chi lavora nel locale. Si calcola dividendo il costo aziendale dei dipendenti, non lo stipendio netto, per il fatturato. Per un cocktail bar senza cucina il range di riferimento è tra il 28% e il 38%, da valutare sulla media annua. Si tiene sotto controllo con turni, mix di contratti e polivalenza del team, mai tagliando stipendi.
Siamo giunti a novembre e la mia collaborazione con Cocktail Engineering prosegue.
Nel primo articolo di questa serie abbiamo visto il beverage cost. Nel secondo il prime cost, che è la somma di beverage cost e labour cost, e vi avevo anticipato che avremmo approfondito quest'ultimo in un articolo successivo.
E dato che ogni promessa è debito (per fortuna non commerciale) oggi parleremo proprio della componente del prime cost che, almeno al Banana, mi ha dato più grattacapi.
Perché sul beverage cost puoi intervenire relativamente in fretta: standardizzi le ricette, rinegozi un fornitore, aggiorni i prezzi. I risultati si vedono nel giro di un mese o due. Sul labour cost i tempi sono completamente diversi. Le decisioni che prendi oggi sul personale le paghi, o le incassi, nei mesi successivi. Ed eventuali errori costano il doppio, sia in termini economici che umani.
È la voce più difficile da controllare, la più rigida, e spesso quella che fa la differenza tra un locale che guadagna e uno che fatica, quindi vale la pena capirla bene.
In questo articolo vedremo cos'è il labour cost (chiamato anche costo del personale), come si calcola correttamente, quali sono i range di riferimento per un cocktail bar e come usarlo per prendere decisioni concrete.
Cos'è il labour cost
Il labour cost, o costo del personale, è la percentuale che il costo totale dei dipendenti rappresenta rispetto al fatturato del locale. In parole semplici: su ogni euro incassato al bancone, quanti centesimi sono andati a pagare chi ci lavora.
In formula:
Labour cost % = (Costo totale del personale / Fatturato) × 100
La parte che molti bar manager sottovalutano è cosa si intenda per "costo totale del personale". Non è quello che si trova in busta paga bensì tutto quello che il locale paga per avere quel dipendente e la differenza tra i due numeri, in Italia, è significativa.
Infatti il costo reale di un dipendente include:
Lo stipendio lordo
I contributi previdenziali e assistenziali a carico dell'azienda (INPS, INAIL)
L'accantonamento TFR mensile
La tredicesima e la quattordicesima, ripartite mensilmente
Le maggiorazioni contrattuali (notturni, festivi, straordinari)
Eventuali buoni pasto o altri benefit
Se non avete mai sommato tutte queste voci per ogni dipendente, probabilmente state lavorando con un'idea del costo del personale più bassa di quella reale. Il consiglio è di farvi calcolare il costo annuo aziendale per ogni figura dal vostro consulente del lavoro: è un numero che vale la pena avere chiaro prima di fare qualsiasi ragionamento sul labour cost.
Come si calcola il labour cost
Vista la formula il difficile non è calcolarla ma è raccogliere i dati giusti per farlo in modo corretto.
Il punto di partenza è il costo aziendale mensile per ogni dipendente, non lo stipendio netto. Se avete un consulente del lavoro (e dovreste averlo) chiedetegli di prepararvi un prospetto con il costo annuo aziendale per ogni figura. Dividetelo per dodici e avete il costo mensile reale. È un'operazione che si fa una volta e poi si aggiorna solo quando cambia qualcosa tipo un nuovo assunto, uno scatto di anzianità o un cambio di orario.
Facciamo un esempio concreto. Premetto che i numeri che vedrete qui sotto sono delle stime e che possono variare di caso in caso.
Supponiamo di avere un cocktail bar con due figure fisse:
Bartender (contratto full time)
Stipendio netto mensile: 1.600 euro
Stipendio lordo mensile (stima): circa 2.100 euro
Contributi aziendali INPS/INAIL (circa 30%): 630 euro
TFR mensile accantonato: 175 euro
Quota mensile tredicesima/quattordicesima: 350 euro
Costo aziendale mensile reale: circa 3.255 euro
Bar manager (contratto full time)
Stipendio netto mensile: 1.800 euro
Stipendio lordo mensile (stima): circa 2.400 euro
Contributi aziendali INPS/INAIL (circa 30%): 720 euro
TFR mensile accantonato: 200 euro
Quota mensile tredicesima/quattordicesima: 400 euro
Costo aziendale mensile reale: circa 3.720 euro
Costo totale personale mensile: 6.975 euro
Se il fatturato del mese è 20.000 euro:
Labour cost % = (6.975 / 20.000) × 100 = 34,9%
Se il fatturato scende a 15.000 euro (un mese di bassa stagione), lo stesso costo del personale porta il labour cost a:
Labour cost % = (6.975 / 15.000) × 100 = 46,5%
Stesso team e stesso costo fisso ma labour cost completamente diverso.
Questo è il motivo per cui il labour cost va calcolato ogni mese e va sempre letto insieme al fatturato del periodo. Un labour cost alto a febbraio non significa necessariamente che state gestendo male il personale. Può significare semplicemente che febbraio è febbraio.
Questi numeri raccontano anche qualcos'altro: la distanza enorme che esiste in Italia tra quello che un dipendente vede in busta paga e quello che il locale paga davvero. Un bartender che porta a casa 1.600 euro netti costa all'azienda più del doppio. Non è un'opinione ma l'effetto del cuneo fiscale italiano, uno dei più alti in Europa, che nel settore della ristorazione si somma alle maggiorazioni contrattuali previste dal CCNL Turismo per notturni, festivi e domenicali (se siete fortunati che ve li calcolano tutti). Ma di questo parleremo più avanti.
Una nota importante: se nel locale lavora anche il proprietario il suo costo va comunque incluso nel calcolo anche se non appare in busta paga, altrimenti rischieremmo di falsare il labour cost.
Qual è il labour cost ideale per un cocktail bar
Come per il beverage cost e il prime cost, la risposta onesta è: dipende. Ma anche in questo caso qualche punto fermo esiste.
Il range di riferimento per un cocktail bar senza cucina si colloca generalmente tra il 28% e il 38%.
Sotto il 28% state lavorando con un team molto snello rispetto al fatturato, il che può essere sostenibile, ma vale la pena chiedersi se la qualità del servizio regge e se le persone che avete sono gestite in modo sostenibile nel lungo periodo. Sopra il 38% in modo stabile il margine residuo per coprire tutti gli altri costi inizia a diventare critico.
La variabile stagionalità
Come abbiamo visto nell'esempio del paragrafo precedente, il labour cost non è un numero stabile ma oscilla con il fatturato. Un cocktail bar che fa 20.000 euro a ottobre e 15.000 euro a febbraio ha lo stesso costo del personale in entrambi i mesi, ma un labour cost completamente diverso.
Questo significa che ragionare su un target mensile fisso non ha molto senso. Ha più senso ragionare su una media annua e accettare che ci saranno mesi in cui il labour cost sarà fisiologicamente alto, e mesi in cui si rientrerà abbondantemente nel range. L'obiettivo non è tenere il labour cost sotto il 38% ogni singolo mese ma è che la media annua stia dentro quel range.
Noi al Banana, per esempio, abbiamo sistematicamente un labour cost più alto nei mesi invernali.
Febbraio è il mese peggiore: incassi ridotti, team che non possiamo comprimere sotto una certa soglia perché il servizio non avrebbe la qualità che ci siamo prefissati. Accettiamo quel picco perché sappiamo che i mesi di alta stagione compensano. Quello che non possiamo permetterci è che quel picco diventi la norma.
Questo accade perché il fatturato è variabile per definizione. Una settimana di pioggia, un evento annullato, un mese di luglio più lento del previsto. Il team costa uguale, gli incassi no.
Non esiste una soluzione perfetta a questo problema. Esistono però alcune leve che aiutano a gestirlo. Quello che conta capire adesso è che un labour cost fuori range in un mese specifico non è automaticamente un'emergenza. Va letto nel contesto dell'andamento annuale, non come un numero isolato.
Perché il labour cost in Italia è strutturalmente alto
C'è un motivo per cui il labour cost è la voce più difficile da gestire.
L'Italia ha uno dei cunei fiscali più alti d'Europa. Il cuneo fiscale è la differenza tra quello che un'azienda paga per avere un dipendente e quello che il dipendente porta effettivamente a casa.
Come abbiamo visto nell'esempio del paragrafo precedente, un bartender che guadagna 1.600 euro netti costa al locale più del doppio. Quella differenza non va in nessun posto utile per il locale: va a contributi, accantonamenti, ratei. È un costo reale, fisso, e non negoziabile.
Il CCNL Turismo e le maggiorazioni
Il settore dei pubblici esercizi (che include bar, cocktail bar e locali notturni) è regolato dal CCNL Turismo, che prevede maggiorazioni sul costo base del lavoro che incidono in modo significativo sul labour cost reale:
Lavoro notturno (ore 00:00 - 06:00): +25% sulla retribuzione oraria
Lavoro domenicale (se il riposo è in un altro giorno): +10%
Lavoro festivo (Natale, Pasquetta, Ferragosto, ecc.): +20% in aggiunta alla retribuzione giornaliera
Straordinario diurno (oltre le 40 ore settimanali): +30%
Straordinario notturno (oltre le 40 ore, tra mezzanotte e le 06:00): +60%
Le maggiorazioni non si sommano tra loro, si applica sempre la più alta. Ma per un cocktail bar che lavora prevalentemente il venerdì, il sabato, i festivi e oltre la mezzanotte, queste voci non sono eccezioni. Sono la norma, ogni weekend, tutto l'anno.
Ho scritto "se siete fortunati che ve li calcolano tutti" parlando del CCNL, e lo penso davvero. Nel settore esiste ancora molta opacità su queste voci (sperando non sempre per malafede), spesso per ignoranza o per abitudine a contratti non perfettamente in linea con il contratto collettivo.
Il problema degli straordinari non pianificati
Un servizio che va oltre l'orario previsto, una serata evento più lunga del solito, un turno che si allunga perché manca qualcuno. Ogni ora extra dovrebbe avere un costo maggiorato. A fine anno quella somma può essere significativa.
Tenere traccia delle ore effettivamente lavorate (non solo di quelle contrattuali) è uno degli strumenti più semplici e più trascurati per avere un labour cost preciso.
Come ottimizzare il labour cost: le leve a disposizione
Ora giustamente la domanda che viene più spontanea sarebbe: ma se i costi del personale sono costi fissi, rigidi per natura, come faccio a gestirli in maniera efficiente? Le leve esistono, ma vanno usate con intelligenza.
Organizzare i turni in funzione degli incassi reali
Il primo posto dove guardare è il rapporto tra le ore lavorate e il fatturato generato. Quante persone avete in turno il martedì sera rispetto al sabato? Quante nelle serate di bassa stagione rispetto ai weekend estivi?
Ad esempio settembre è sempre un mese di transizione, almeno qui a Roma. I primi giorni seguono ancora la scia dei flussi estivi, con giorni infrasettimanali pieni e weekend scarichi, in cui la gente va ancora al mare. Ma dalla riapertura delle scuole le cose tornano alla normalità, con una situazione esattamente opposta. Vale la pena quindi prevedere queste cose e agire di conseguenza sulle risorse da utilizzare in ogni turno.
Un aiuto può arrivare anche dall'analizzare gli incassi per fascia oraria e per giorno della settimana (dati che un buon sistema di cassa vi fornisce già): questo vi permette di costruire turni che seguono il reale andamento del servizio.
Il mix contrattuale
Non tutti i dipendenti devono avere lo stesso tipo di contratto. Un mix ragionato tra figure fisse a tempo indeterminato e figure flessibili (contratti part-time, contratti a chiamata per i picchi stagionali, collaborazioni per gli eventi) permette di modulare il costo del personale in funzione delle esigenze reali del locale.
Al Banana, per esempio, abbiamo imparato nel tempo che tenere un bar back fisso tutto l'anno non è sostenibile per le nostre dimensioni e i nostri incassi. Nei weekend di alta stagione lo prendiamo, nei mesi più tranquilli no. Non è una scelta ideale dal punto di vista della continuità del team, ma è una scelta necessaria per tenere il labour cost in un range accettabile.
La polivalenza come investimento
Un team in cui ogni persona sa fare una sola cosa è un team rigido, e la rigidità costa in termini di produttività. Un bartender che all'occorrenza può coprire un turno in sala, un bar manager che in emergenza scende dietro al bancone senza che il servizio si blocchi: la polivalenza riduce la dipendenza da figure esterne nei momenti critici e abbassa il costo delle emergenze.
Come già detto anche in un video sul mio canale Instagram, questo non significa fare il lavoro di 3 persone, ma aiutarsi a vicenda. Sto male 2 giorni? So per certo che il collega potrà fare il mio lavoro comunque in maniera eccelsa.
Investire nella formazione interna e insegnare al team come funzionano gli altri ruoli, non è solo un beneficio per la qualità del servizio. È una leva diretta sul labour cost.
Inoltre un dipendente ben formato lavora più velocemente, sbaglia meno, spreca meno prodotto e gestisce il servizio con più autonomia. Il tempo che investite in formazione oggi si traduce in meno errori, meno sprechi e meno necessità di supervisione costante, il che significa meno ore e meno costi nel lungo periodo.
Quello che non va mai toccato
C'è una cosa che voglio dirvi chiaramente: ottimizzare il labour cost non significa scaricare il problema sui dipendenti. Tagliare gli stipendi, non riconoscere le maggiorazioni, ridurre le ore sotto la soglia contrattuale, sono scelte che un imprenditore o un manager non dovrebbero mai considerare come prima risposta.
Lasciando da parte il buonismo, è proprio una questione di convenienza economica.
Il costo di perdere una figura formata e doverne cercare, assumere e formare un'altra è quasi sempre più alto di qualsiasi risparmio ottenuto nel breve periodo, agendo sulla busta paga. Le persone migliori hanno sempre alternative e non hanno mai problemi a trovarsi un nuovo posto di lavoro.
Il labour cost come strumento di conversazione con la proprietà
Come per il prime cost, uno degli usi più concreti del labour cost è nella relazione con la proprietà.
Quando la proprietà chiede "perché stiamo spendendo così tanto sul personale?", la risposta giusta non è una giustificazione ma è un dato. "Il labour cost di gennaio è al 46% perché il fatturato è sceso del 25% rispetto a dicembre, ma il costo del team è rimasto quasi invariato. La media annua è comunque al 33%, che rientra perfettamente nel range."
Quella frase chiude la conversazione in trenta secondi e apre uno spazio di fiducia che vale molto più del numero in sé.
Un bar manager che porta questi dati ogni mese non è qualcuno che si difende bensì una figura consapevole e che mostra competenze di gestione. E fidatevi che è una differenza che la proprietà percepisce.
Domande frequenti sul labour cost
Che cos'è il labour cost?
È la percentuale che il costo totale del personale rappresenta rispetto al fatturato del locale: su ogni euro incassato al bancone, quanti centesimi vanno a pagare chi ci lavora.
Come si calcola il labour cost?
Labour cost % = (costo totale del personale / fatturato) × 100. Il costo del personale è il costo aziendale, non lo stipendio netto: comprende stipendio lordo, contributi INPS e INAIL, TFR, tredicesima e quattordicesima, maggiorazioni ed eventuali benefit.
Qual è il labour cost ideale per un cocktail bar?
Per un cocktail bar senza cucina il range di riferimento è tra il 28% e il 38%. Va valutato sulla media annua: nei mesi di bassa stagione è normale che salga.
Quanto costa un bartender al locale?
Nell'esempio dell'articolo, un bartender full time con 1.600 euro netti al mese costa al locale circa 3.255 euro al mese, tra stipendio lordo, contributi, TFR e quota di tredicesima e quattordicesima. Sono stime: il costo esatto lo calcola il consulente del lavoro.
Il costo del titolare va incluso nel labour cost?
Sì. Se il proprietario lavora nel locale, il suo costo va incluso anche se non appare in busta paga, altrimenti il labour cost risulta falsato.
Come si abbassa il labour cost senza penalizzare il team?
Organizzando i turni sugli incassi reali per giorno e fascia oraria, usando un mix di contratti fissi e flessibili per i picchi e investendo nella polivalenza e nella formazione. Tagliare stipendi o maggiorazioni non conviene: perdere una persona formata costa quasi sempre di più.
Una nota finale
Se avete letto fin qui, avete già le basi per iniziare a monitorare il labour cost del vostro locale. Il passo successivo è costruire un sistema che tenga insieme tutti i numeri (labour cost, beverage cost, prime cost) in modo che abbiano senso uno rispetto all'altro. È il lavoro che faccio con chi partecipa a Cocktail Finance: partire dai dati reali del proprio locale e costruire un sistema di monitoraggio che mi permetta di avere sempre tutto sotto controllo.
Bruno Rocco
